Nel contesto aziendale odierno, dove le richieste si moltiplicano e le scadenze si accavallano, la gestione del tempo è diventata una delle competenze più cruciali per chi occupa ruoli manageriali o di responsabilità. La percezione del tempo, infatti, è fondamentale per garantire non solo il raggiungimento degli obiettivi ma anche il benessere organizzativo collettivo e individuale.
Pur essendone sempre più consapevoli a qualsiasi livello, tuttavia troppo spesso la frase “Non ho tempo” è diventata giustificativa di ritardi, di mancato accoglimento di proposte e di rinuncia a nuove attività.
Sarà davvero così? E cosa possiamo fare per superare questa condizione – che spesso appare come un alibi – e migliorare la nostra gestione del tempo?
Il tempo: la risorsa più democratica
La risposta “Non ho tempo” è diventata una delle giustificazioni più usate per evitare di affrontare compiti o responsabilità non completate: quante volte infatti, soprattutto in un ambiente aziendale, questa frase viene pronunciata nel momento in cui vengono richiesti aggiornamenti su progetti in ritardo o, più semplicemente, se vengono assegnati nuovi compiti? La realtà è che il tempo è una risorsa che non possiamo creare né fermare; non possiamo aggiungere minuti al nostro giorno ma possiamo decidere come utilizzarlo nel modo più efficace possibile. Spesso, ciò che realmente manca non è il tempo, bensì una pianificazione adeguata e la consapevolezza su come lo stiamo gestendo.
Infatti, il tempo è una risorsa uguale per tutti. Ogni giorno, ognuno di noi ha a disposizione le stesse 24 ore, che si tratti di un CEO, di un impiegato o di un manager. Questa è una verità universale: nessuno di noi ha la possibilità di “guadagnare” più tempo, né può “perderne” senza conseguenze.
Il tempo non aspetta, non torna indietro e – soprattutto – non si può recuperare. La domanda che quindi dovremmo porci non è “Perché non ho tempo?” ma “Come sto usando il mio tempo?”.
Il nostro approccio a questa risorsa definisce in gran parte la nostra efficienza e il nostro successo, sia professionale che personale.
La percezione del tempo: prima analisi da compiere
Il problema principale con la questione della gestione del tempo è che spesso non ci fermiamo mai abbastanza a riflettere su come lo utilizziamo. Per quale motivo, pur avendo la stessa quantità di ore di lavoro a disposizione, non tutti ottengono gli stessi risultati?
La ragione è che la percezione del tempo può essere ingannevole: spesso tendiamo a sottostimare quanto ne occorra per portare a termine un’attività o un compito.
Questo errore di valutazione è spesso il primo passo verso una gestione inefficace del tempo: per esempio, la nostra giornata si carica di appuntamenti troppo ravvicinati, di impegni che non considerano imprevisti e di attività che, in realtà, avremmo dovuto prevedere e quindi persino calendarizzare in maniera più equilibrata.
L’organizzazione: unico mezzo per “trovare” tempo
Contrariamente a quanto si pensi, dunque, non è il tempo che manca ma è la capacità di organizzarsi. Quando riusciremo a definire con chiarezza come impiegare il nostro tempo e a costruire una pianificazione che preveda spazi per ogni attività, saremo sulla strada giusta per ottimizzare l’uso delle 24 ore.
Come affermato da David Allen nel suo libro “Detto, fatto!“, il segreto per gestire efficacemente il nostro tempo sta nel prendere il controllo delle nostre attività impostando un programma, in modo da ridurre il “rumore” e da concentrarci su ciò che è veramente importante.
Allen suggerisce che per raggiungere la massima produttività occorre una costante riflessione sul nostro approccio al lavoro e alle priorità. Non si tratta solo di lavorare di più ma di lavorare in modo più strategico e consapevole.
Allo stesso tempo, non esiste una via unica e valida per tutti: ciascuno dovrà ragionare su sé stesso/a e comprendere in quali aree agire.
Verso una pianificazione sostenibile
Come già accennato, uno degli errori più comuni nella gestione del tempo è riempire ogni minuto della giornata con impegni e appuntamenti, senza considerare margini per imprevisti o pause necessarie.
Questo approccio porta inevitabilmente a stress e frustrazione perché spesso non si riesce a rispettare il programma prefissato. Eppure, molto di ciò che viene chiamato “imprevisto” non è altro che disorganizzazione. Infatti, molti intoppi durante la giornata sono perfettamente prevedibili ma per mancanza di una pianificazione realistica vengono visti come ostacoli insormontabili.
Un buon consiglio è dunque evitare di “comprimere” troppo gli impegni, lasciando dei margini di tempo tra un’attività e l’altra. Anche i manager e i team di risorse umane dovrebbero imparare a progettare le proprie giornate tenendo conto della variabilità del lavoro (per sé stessi e per gli altri), evitando di sovraccaricare ogni programma con troppi compiti, in modo da avere spazio per affrontare qualsiasi problema si presenti.
Questione (anche) di bioritmo: rispettare le energie
C’è un punto su cui ci si sofferma poco: ognuno ha un proprio bioritmo, che può variare notevolmente da persona a persona. Alcuni sono più produttivi al mattino, altri raggiungono il picco di performance nel pomeriggio o alla sera.
La consapevolezza del proprio ritmo naturale può fare una grande differenza nella gestione del tempo. Pianificare le attività più impegnative nei momenti in cui siamo più concentrati e riposati è un passo fondamentale per ottimizzare la nostra efficienza. Inoltre, il riconoscimento delle proprie preferenze personali e del proprio stile di lavoro – che si tratti di velocità, precisione o creatività – è altrettanto importante per strutturare la propria giornata in modo che rispecchi le proprie inclinazioni e forze.
Non sempre è possibile conciliare gli orari in tal senso ma è abbastanza lampante che spostare attività in base ai propri livelli di energia possa portare dei risultati migliori.
La Matrice di Eisenhower: un aiuto in più
Un altro aspetto fondamentale della gestione del tempo riguarda la capacità di distinguere tra urgenza e importanza. Nella vita lavorativa quotidiana è facile farsi prendere dalle urgenze che però non sempre sono le attività più importanti: non tutte le scadenze sono urgenti e non tutte le attività urgenti sono davvero rilevanti per gli obiettivi a lungo termine. Per questo è bene saper calibrare il proprio carico di lavoro, suddividendo le incombenze in base alle loro priorità.
Uno strumento estremamente utile per effettuare questa analisi e apportare cambiamenti efficaci è la matrice di Eisenhower, che suddivide le attività in quattro categorie:
- urgente e importante,
- importante ma non urgente,
- urgente ma non importante
- né urgente né importante.
Questa matrice aiuta quindi a fare chiarezza su come creare delle priorità nel lavoro, evitando di concentrarsi su attività che non aggiungono valore significativo e che potrebbero essere delegate o procrastinate.
È un metodo semplice ma potente che permette di dedicare tempo alle cose che veramente contano, senza distrazioni inutili.
L’importanza della delega
Un altro punto cruciale per migliorare la gestione del tempo, soprattutto per chi ricopre ruoli manageriali, è l’arte della delega. Ciò non significa semplicemente trasferire un compito a un altro ma comporta anche la capacità di definire chiaramente cosa deve essere fatto, in quale tempo e con quale risultato.
Non sempre è facile delegare ma farlo in modo efficace è una delle abilità più importanti per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre il carico mentale.
In questo contesto, la delega non è solo questione di “passare il testimone” ma soprattutto di preparare e formare il collaboratore in modo che sia in grado di completare il compito con efficienza.
Se ne deduce che essere consapevoli del tempo che ogni attività richiede e dei passaggi necessari per il suo completamento è il punto di partenza per delegare in modo efficace e far crescere anche i propri collaboratori.
Equilibrio e Consapevolezze personali: un mix virtuoso
Infine, l’abilità di gestire il tempo non riguarda solo la pianificazione delle attività ma anche la consapevolezza di sé e delle proprie necessità. È un gioco di equilibri tra scadenze aziendali, esigenze personali e preferenze lavorative.
Ogni manager e ogni dipendente dovrebbe trovare il proprio “modo di lavorare” più produttivo, tenendo conto delle proprie forze e limitazioni. Un piccolo sforzo da parte di tutti, sia in termini di organizzazione che di autoriflessione, può portare a risultati straordinari, sia per il singolo, sia per l’organizzazione nel suo complesso.
All’inizio può sembrare complicato o apparire un meccanismo difficilmente scardinabile rispetto a vecchie consuetudini ma non bisogna avvilirsi: occorre ricordare che la gestione del tempo è una competenza che si sviluppa nel tempo. Decidere di ragionarci è fondamentale per chiunque desideri lavorare in modo efficace ed efficiente.
Se ci sentiamo in una condizione di stallo che non permette di avere le idee chiare su come implementare un processo di cambiamento, abbiamo a disposizione due armi:
- chiedere aiuto e consigli a superiori o collega con maggior esperienza e/o meglio organizzat*;
- rivolgersi ad aziende di formazione che possano analizzare dall’esterno e obiettivamente processi, personalità ed esigenze, mettendo a punto un percorso per migliorare la gestione del tempo.
Superare l’alibi del “non ho tempo”, comprendere che il tempo è una risorsa uguale per tutti e imparare a organizzarsi in modo consapevole sono i passi necessari per migliorare la nostra performance quotidiana.
Ogni persona, con le sue specificità e preferenze, può imparare a sfruttare al meglio le proprie 24 ore, organizzandosi in base alle priorità, al bioritmo e alle proprie capacità. Così facendo, non solo si raggiungono obiettivi ma si contribuisce a un ambiente di lavoro più sano e produttivo.